COLECTAREA DEBITELOR – COLECTAREA CREANTELOR

autor
Daniela Mogos

Procesul de colectare de creante si de colectare de debite, poate fi evitat sau poate fi facilitat. Iata cateva recomandari care te vor ajuta sa previi incarcarea cu facturi restante si sa eviti procedurile ulterioare de recuperarea debitelor si a creantelor.

RECOMANDARI PENTRU PERIOADA PRECONTRACTUALA

Verificarea bonitatii clientilor

Exista numeroase cai prin care poti analiza bonitatea clientilor inainte de a contracta parteneriate. Iti recomandam sa te asiguri ca firma exista, ca este activa, ca nu este in procedura de faliment si mai apoi ca isi obisnuieste sa isi onoreze datoriile. Poti face asta fie prin interogari in site-ul Ministerului de Finante si RECOM, fie cautand continut relevant in Google, fie sa apeland la programe care pot face acest lucru, fie cerand unui furnizor de astfel de servicii un raport de bonitate.

Negocierea contractelor

Iti recomandam ca negocierile sa fie sincere si sa incerci pe cat posibil sa previzualizezi cat mai corect si realistic cu putina prestatia, pretul, drepturile si obligatiile partilor si nu in ultimul rand termenele de executie si de plata. O buna negociere te poate scapa de multe neajunsuri in viitor.
Intelegerea partilor consemnata in scris
Intotdeuna dupa ce ai depasit faza de negociere, este necesar sa consemnezi intr-un inscris acordul de vointa, intelegerile si concluziile avute verbal. Discutiile si acordurile verbale, nu au valoare juridica decat intre parti si doar atata vreme cat exista intelegere. Dovada acestora, o vei putea face cu inscrisuri.

Incheierea unui contract bun

Contractul este recomandat a fi mai mult decat un instrument prevazut de lege in unele cazuri sau pentru ca e necesar sa faci dovada prestatiei intr-un potential control fiscal, asa cum se intampla in cele mai multe cazuri. Contractul trebuie sa fie in majoritatea cazurilor personalizat nevoilor tale pentru ca el sa conduca la reducerea riscurilor. El trebuie sa fie apt de a reda in termeni juridici, intelegerea partilor, fara echivoc, fara a lasa loc la interpretari prea multe. Daca folosesti modele de pe internet, asigura-te ca e exact ce iti trebuie si da-l unui profesionist la verificat inainte de a-l folosi.
Reglementeaza clar in contract in principal prestatia, termenele de executare a obligatiilor reciproce (prestatia si plata) si procedura de indeplinire a acestora, drepturile si obligatiile partilor.
Retine, contractul este legea partilor si baza viitoarelor prestatii, facturari, incasari; este businessul tau.
Recomandari suplimentare despre incheierea valida si eficienta a contractului poti citi aici.

RECOMANDARI PENTRU PERIOADA CONTRACTUALA

Pentru achitarea facturii oferiti servicii de calitate

Nu de putine ori, facturile nu sunt achitate cand exista neintelegeri asupra produselor sau serviciilor livrate. Chiar si unui client cu o bonitate buna, ii va fi greu sa mentina achitarea facturilor la termen in conditiile in care discutiile privind serviciile se prelungesc. Livrarea la timp si corect a produselor si serviciilor conduc la mentinerea relatiilor bune cu partenerii si scad riscul neachitarii facturilor la termen.
Este de preferat ca ori de cate ori exista neintelegeri comerciale, sa te straduiesti sa le rezolvi cat mai curand posibil. Prelungirea discutiilor si neajungerea la un acord, conduce de multe ori la litigii comerciale si implicit la debite restante.

Emiterea facturii in mod corect si clar

Respectand clauzele contractuale si emitand facturile in conditiile in care au fost stabilite dar si suficient de explicite, putem evita eventuale contestari din partea clientilor si ajungem mai rapid catre acceptarea facturilor si plata acestora.
Acolo unde este cazul, mai ales in prestarea de servicii, sunt de ajutor rapoartele de detaliere a serviciilor; iti recomandam sa le folosesti, ori de cate ori este necesar pentru a avea un mod transparent de lucru si un acces facil la informatie. Astfel, clientul nu va considera ca este pagubit de serviciile oferite, ceea ce duce implicit la sedimentarea colaborarii pe termen lung.
Despre emiterea facturii gasesti informatii si recomandari aici.

Solutii de plata facile si variate

Tehnologia este in continua actualizare, de aceea recomandam sa tii pasul cu ea. Poti oferi alternative facile de plata, precum platforme de plata sau link-uri directe de plata generate printr-un procesator de plati, coduri de scanat, plati POS sau plati cu telefonul acolo unde se pot aplica, sunt doar cateva dintre solutii. In functie de activitatea ce o desfasori, poti implementa solutii actuale, tinand cont ca traim in epoca tehnologiei si a vitezei.
Comportamentul clientului
Tot in politica de credit management intra si cele ce urmeaza, fiind o componenta a sa. Atunci cand contractezi cu un client, el are un comportament de plata, o situatie financiara si un anumit stil de comunicare. Acestea sunt datele initiale despre noul client.
Pe parcursul derularii colaborarii cu acesta iti recomandam sa monitorizezi si sa ii observi comportamentul. Cand intervin schimbari in acest comportament, acestea reprezinta semne ca „ceva”se intampla. Este posibila sa nu mai fie foarte incantat de serviciile tale, este posibil sa isi caute un alt furnizor, este posibil ca afacerea lui sa nu mai functioneze la fel de bine si sa intampine dificultati financiare si multe altele.
Aminteste-ti sa verifici periodic Buletinul Procedurilor de Insolventa sau sa desemnezi o persoana cu aceasta atributie, este important sa stii daca exista cereri de deschidere a procedurii insolventei venite fie din partea vreunui creditor, fie chiar din partea clientului tau (a debitorului).
Mai multe recomandari despre insolventa, gasesti aici.

Credit Management – Colectarea creantelor

Iti recomandam sa tii din scurt facturile neincasate si sa nu lasi sa treaca prea mult timp peste data scadentei. Este necesar sa stii, ca o creanta, este cu atat mai greu de recuperat, cu cat este mai veche.
Poti desemna o persoana responsabila cu colectarea creantelor daca emiti un volum mare de facturi sau poti mandata o societate specializata in colectari de creante ceea ce este cea mai buna solutie. O solutie la fel de potrivita este accesarea unui sistem automatizat de gestionare si colectare a creantelor, in functie de volumul facturilor emise.
O practica nerecomamndata este aceea in care colectarea creantelor o face mai mult sau mai putin departamentul de contabilitate sau contabilul. In situatia in care contabilitatea este un serviciu externalizat si nu aveti din partea contabilului un serviciu de colectare creante separat de serviciul de contabilitate, cel mai probabil colectarea de creante nu va fi eficienta. Poate te intrebi de ce. Pentru ca intreg procesul de colectare de creante, nu se rezuma la o simpla notificare si este necesar a fi derulat continuu, cu o anumita frecventa, potrivit unei proceduri, pe scurt, organizat.
Contabilul intocmeste contabilitatea si daca nu are personal alocat acestui segment, ceea ce implica si costuri aditionale, acesta nu va fi un serviciu care sa iti si foloseasca, intrucat consuma multe resurse si cel mai probabil contabilitatea nu va face fata acestui volum de munca si cheltuieli. Chiar daca te bucuri ca serviciile de colectare de creante sunt incluse in costul serviciilor de comntabilitate, iti recomandam sa mai analizezi inca o data aceasta alternativa.
Citeste mai multe recomandari pentru o colectare de creante eficienta, aici.

Societatea noastra, prin avocatii si consultantii nostrii specializati colecteaza eficient si profesionist creante, pastrand parteneriatele cu clientii.
Te asteptam la o sedinta de consiliere gratuita.